在深圳做工贸生意，竞争这么激烈，ISO体系认证早就不是“锦上添花”的加分项，而是企业要把管理做规范、把市场做大的必备条件了。但很多企业搭体系的时候，都遇到过一个问题：各个部门各干各的，互相不配合，最后要么文件写的和实际干的不一样，要么审核的时候反复整改，特别折腾。其实想把ISO体系搭好，关键就一点：让生产、行政、销售三个核心部门拧成一股绳，把体系要求融进日常干活的流程里。
生产岗：干实事的核心，把体系要求落到实处
生产环节是ISO体系能不能落地的关键，直接影响最后能不能拿到认证。生产岗要配合好，重点就两件事：第一，严格按规矩干活。对照ISO9001质量管理的要求，把从原材料验收、车间加工到成品检验的每一步都理清楚，明确该怎么干，并且每道工序都要做好记录，万一出问题能查到根源。第二，发现问题及时说。比如设备坏了、原材料质量不行，别自己扛着，赶紧告诉行政和销售，避免不合格的产品卖到客户手里，同时也能帮着优化体系文件，让规矩更贴合实际生产。就像深圳有家电子工贸厂，靠着生产岗每天记的工序质量记录，精准调整了采购验收的标准，返工的情况少了很多。
行政岗：总协调员，让各部门配合顺畅
行政岗就像体系搭建的“大管家”，主要负责统筹协调，保障整个体系能顺畅转起来。刚开始搭体系的时候，行政岗要牵头成立专门的小组，把每个部门该干的活说清楚，定好详细的计划和培训安排。考虑到深圳工贸企业员工流动性比较大，培训不用搞太复杂，简单直接讲明白ISO的要求和各岗位该怎么配合就行。另外，体系文件的编写、审核、存档和发放也归行政管，要定好统一的文件流转规矩，确保生产、销售部门能及时拿到最新的操作文件。平时还要定期组织大家开沟通会，收集各部门遇到的问题，协调资源解决，让体系能一直有效运行。
销售岗：连接客户的桥梁，让体系贴合市场需求
销售岗天天跟客户打交道，客户的需求直接决定体系该怎么搭才实用。一方面，签单前要多问客户的要求，比如对产品质量、交货时间有什么特殊规定，把这些要求变成具体的指标告诉生产和行政部门，让体系搭建能跟上市场需求。比如外贸客户特别看重环保，就赶紧跟行政说，把ISO14001环境管理的相关要求加进去。另一方面，客户有投诉或者建议，要及时整理好交给行政部门，再由行政统筹生产部门制定改进办法，形成“收集需求—落实标准—优化改进”的循环，让体系越来越完善。
跨岗配合：定好规矩，破解各干各的难题
各部门能高效配合，核心是定好明确的协作规矩。企业可以成立一个项目协调小组，由行政岗牵头，生产和销售岗各找一个专人负责对接，说清楚什么信息要在多久内传递、用什么格式、谁来负责。比如销售签完合同，24小时内就要把订单要求告诉行政和生产；行政根据订单的紧急程度安排生产；生产岗每周跟销售同步一次生产进度，确保能按时交货。另外，把部门间的配合情况纳入考核，这样大家才会更主动地参与到体系建设里来。
对深圳的工贸企业来说，搭ISO体系不是某一个部门的事，而是需要所有人一起参与的工程。只要生产、行政、销售各岗都清楚自己该干啥，互相配合好，就能让体系真正落地管用，不仅能顺利拿到认证，还能实实在在提高企业的运营效率，让生意做得更稳、更大。
